Sistemas de Administración

Desde cómo funciona una familia y cómo de alguna manera asignan los roles de cada miembro para obtener un fin común (quién y cuando lava los trastes, tiende las camas, provee alimentos, organiza viajes familiares, etc.), hasta grandes compañías privadas o gubernamentales donde cada individuo sabe qué y cómo hacer, el proceso de la Administración es llevado a cabo en prácticamente cualquier ámbito donde se desea alcanzar eficientemente metas u objetivos en común. Este proceso se encarga de crear, diseñar y mantener un ambiente o situación en el que cada miembro del organismo ejecute acciones de acuerdo a sus habilidades, para satisfacer las necesidades o deseos que como grupo poseen.

Desde el concepto de Teoría de las organizaciones, tomamos que la administración es una ciencia que se encarga de planear, organizar, controlar y dirigir todas y cada una de las partes que conforman una organización u organismo, para obtener eficientemente los objetivos o metas que dicho organismo u organización se haya propuesto alcanzar.

Henry Fayol, que es reconocido como el fundador de la escuela clásica de la administración, fue el primero en sistematizar el comportamiento gerencial y estableció 14 principios básicos de la administración científica:
  1. Subordinación de intereses particulares: Por encima de los intereses de los empleados están los intereses de la empresa.
  2. Unidad de Mando: En cualquier trabajo un empleado sólo deberá recibir órdenes de un superior.
  3. Unidad de Dirección: Un solo jefe y un solo plan para todo grupo de actividades que tengan un solo objetivo. Esta es la condición esencial para lograr la unidad de acción, coordinación de esfuerzos y enfoque. La unidad de mando no puede darse sin la unidad de dirección, pero no se deriva de esta.
  4. Centralización: Es la concentración de la autoridad en los altos rangos de la jerarquía.
  5. Jerarquía: La cadena de jefes va desde la máxima autoridad a los niveles más inferiores y la raíz de todas las comunicaciones van a parar a la máxima autoridad.
  6. División del trabajo: quiere decir que se debe especializar las tareas a desarrollar y al personal en su trabajo.
  7. Autoridad y responsabilidad: Es la capacidad de dar órdenes y esperar obediencia de los demás, esto genera más responsabilidades.
  8. Disciplina: Esto depende de factores como las ganas de trabajar, la obediencia, la dedicación y un correcto comportamiento.
  9. Remuneración personal: Se debe tener una satisfacción justa y garantizada para los empleados.
  10. Orden: Todo debe estar debidamente puesto en su lugar y en su sitio, este orden es tanto material como humano.
  11. Equidad: Amabilidad y justicia para lograr la lealtad del personal.
  12. Estabilidad y duración del personal en un cargo: Hay que darle una estabilidad al personal.
  13. Iniciativa: Tiene que ver con la capacidad de visualizar un plan a seguir y poder asegurar el éxito de este.
  14. Espíritu de equipo: Hacer que todos trabajen dentro de la empresa con gusto y como si fueran un equipo, hace la fortaleza de una organización.
Hay diferentes maneras de administrar, y aunque son sistemas muy similares, tienen campos específicos que difieren completamente de otros sistemas. Las diferencias se dan dependiendo del tipo de objetivos que se desean alcanzar. Enseguida te damos dos tipos de Administración:


Administración de Empresas.

Ciencia social que estudia la organización de las empresas y la manera como se gestionan los recursos, procesos y resultados de sus actividades. Dentro de las herramientas administrativas que se emplean en el mundo empresarial, encontramos las financieras, de dirección estratégica, de mercadotecnia, contables, entre muchas otras más.

La Administración de empresas es el proceso de planear, organizar, dirigir, coordinar y controlar todos los recursos de un ente económico para alcanzar unos fines claramente determinados. Se apoya en otras ciencias como la economía, el derecho y la contabilidad para poder ejercer sus funciones.
  • Planificación: Procedimiento para establecer objetivos y un curso de acción adecuado para lograrlos.
  • Organización: Proceso para comprometer a dos o más personas que trabajan juntas de manera estructurada, con el propósito de alcanzar una meta o una serie de metas específicas.
  • Dirección: Función que consiste en dirigir e influir en las actividades de los miembros de un grupo o una organización entera, con respecto a una tarea.
  • Coordinación: Integración de las actividades de partes independientes de una organización con el objetivo de alcanzar las metas seleccionadas.
  • Control: Proceso para asegurar que las actividades reales se ajusten a las planificadas.
Todo el proceso se da al mismo tiempo. Es decir, el administrador realiza estas funciones simultáneamente.

Las funciones o procesos detallados no son independientes, sino que están relacionados ente sí. Cuando una organización elabora un plan, debe ordenar su estructura para hacer posible la ejecución del mismo. Luego de la ejecución (o tal vez en forma simultánea) se controla que la realidad de la empresa no se aleje de la planificación, o en caso de hacerlo se busca comprender las causas de dicho alejamiento. Finalmente, del control realizado puede surgir una corrección en la planificación, lo que realimenta el proceso.

Dentro de los procesos administrativos empresariales, encontramos varias clasificaciones:
  • Administración Estrategica: Representa lo que la empresa desea realizar, y puede definirse como la función de la administración de la cúpula, que analiza, desarrolla y modifica los procesos internos y externos de la empresa para que sea eficiente y eficaz en condiciones constantemente variables. La administración estratégica formula e implementa la estrategia empresarial como un conjunto de decisiones unificado, amplio e integrado que intenta conseguir los objetivos de la empresa.
  • Administración Comparativa: Estudio y el análisis administrativos en diferentes ambientes y de las razones por las cuales las empresas obtienen resultados diferentes en diversos países. Su finalidad es desarrollar crecimiento económico y optimización en la productividad.
  • Administración por Objetivos: Se considera como una herramienta de evaluación o como una técnica de motivación. También es considerada como un dispositivo de planeación y control. Está dirigida hacia el logro eficaz y eficiente de los objetivos tanto individuales como de la organización.
  • Administración de Producción y Operaciones: Encargada de regular una de las principales áreas en cualquier tipo de empresa, tanto si se trata de negocios, gobiernos u otros. En el pasado, el termino empleado para hacer referencia a las actividades necesarias para la fabricar de productos era administración de la producción. Sin embargo, en años recientes, el área se ha ampliado en general para incluir actividades como compras, almacenamiento, transportación y otras operaciones desde el abasto de materias primas y otras actividades diversas hasta llegar a un producto disponible para el comprador. El termino administración de operaciones se refiere tanto a las actividades necesarias para producir y entregar un servicio como un producto físico.
  • Administración de Tecnología: En el interior de cada empresa coexisten la tarea ejecutada, la teoría que establece el flujo de trabajo los métodos y procesos operacionales y toda la maquinaria utilizada para desempeñar la tarea. Esta puede ser muy variada (fabricar juguetes, procesar información y noticias para divulgar a través de periódicos o televisión, transportar cargas o personas, fabricar piezas y componentes, ejecutar operaciones quirúrgicas en las personas, enseñar a los alumnos y un centenar de actividades o combinaciones de estas). Sin embargo, cuando una empresa desempeña algunas tareas particulares y aplica una manera de ejecutarla, la tecnología afecta a todas las personas elementos y eventos en la persona.
  • Administración Internacional: Encargada de la operación de empresas en países extranjeros. Trata temas administrativos que se relacionan con el flujo de personas, mercancías y dinero con el propósito final de administrar mejor en situaciones fronterizas, tanto nacionales como del país extranjero donde se encuentre la empresa.

Administración Pública.

Es el conjunto de organizaciones de un Estado que realizan la función administrativa del mismo. Por su función, la administración pública pone en contacto directo a los ciudadanos con el poder político, satisfaciendo los intereses públicos de forma inmediata, por contraste con los poderes legislativo y judicial, que lo hacen de forma indirecta o sólo en caso de que sea necesario. También se puede entender como la disciplina encargada del manejo de los recursos y de la dirección del trabajo humano enfocada a la satisfacción del interés público o las expectativas de la colectividad. Este tipo de administración es conocido también como Gobierno.

La Administración Pública está integrada principalmente por el poder ejecutivo y los organismos que dependen de éste. Por excepción, algunas dependencias del poder ejecutivo no integran la noción de "administración pública" (como las empresas estatales), a la vez que pueden existir áreas de "administración pública" en los otros dos poderes (legislativo y judicial) o en organismos estatales que no dependan de ninguno.

Esta parte comprende desde los maestros y demás trabajadores de la educación pública, así como a los profesionales de los centros estatales de salud, a la policía y a las fuerzas armadas. El concepto no alcanza a las entidades estatales que realizan la función legislativa ni la función judicial del Estado.

Tomaremos como ejemplo la estructura orgánica de Administración Pública en la República Mexicana:

El gobierno federal es el poder público ejercido por el pueblo, por el cual ejerce su soberanía nacional y representa jurídicamente a la nación. El gobierno está constituido por los Poderes de la Unión, para el ejercicio del poder público:
  • Poder Ejecutivo. Representado por el Presidente Constitucional, apoyándose en la administración centralizada y paraestatal, quien administra los fondos y recursos públicos y ejecuta los programas y acciones de gobierno. La administración pública centralizada esta conformada por la Presidencia de la República, las Secretarías de Estado, la Consejería Jurídica del Ejecutivo y la Procuraduría General de la República. La administración pública federal se encuentra sectorizada por actividades, lo cual consiste en agrupar diversas dependencias y entidades por ramas de la actividad pública, atendiendo a las características de sus funciones y atribuciones. La administración pública paraestatal esta conformada por los Organismo Descentralizados, las Empresas de Participación Estatal, los Fideicomisos Públicos y las Instituciones Nacionales de Crédito.

    • Organismos descentralizados. Unidades administrativas creadas por disposición del Congreso de la Unión o Decreto del Presidente de la República. Cuenta con personalidad jurídica y patrimonio propios y están orientados a la producción y explotación de los bienes y servicios que satisfagan necesidades y demandas sociales.

    • Empresas de participación estatal. Son instituciones en las que el gobierno federal es propietario de más del 50% del capital, en cuya constitución deben figurar acciones de serie especial que sólo el gobierno federal puede suscribir, teniendo además la facultad de nombrar funcionarios responsables de su operación, así como de vetar acuerdos de la Asamblea de Accionistas, del Consejo de Administración o del órgano de dirección correspondiente.

      Existen también empresas de participación estatal minoritarias en las que el gobierno federal es propietarios de menos del 50% de capital, y en las que interviene mediante un comisario o representante que realiza labores de vigilancia.

      El volumen de empresas en las cuales, mayoritaria o minoritariamente , tiene participación el gobierno federal, ha originado que para su mejor control, se clasifiquen en:

      1. Sujetas a control presupuestal. Son empresas que por su participación en la economía del país, se consideran prioritarias y que los recursos totales que administran son muy elevados, justificando su control individual y específico en los presupuestos públicos.
      2. No sujetas a control presupuestal. Son empresas que, comparativamente, manejan menos recursos y que representan un volumen muy elevado, difícil de controlar en lo individual. De acuerdo a sus actividades, se adscriben sectorialmente a las Secretarías de Estado correspondiente.


    • Fideicomisos públicos. Son organismos creados por el gobierno federal a través de los cuales, siguiendo la figura del fideicomiso en los que dichos organismos actúan como fiduciarios, canaliza recursos para dar apoyo vía crédito para el desarrollo de ciertas actividades que de otra manera se estancarían por no tener acceso a créditos normales. Estos fideicomisos también operan para ejecutar ciertas actividades prioritarias y específicas que el propio gobierno desarrolla a través de estos instrumentos.

    • Instituciones nacionales de crédito. Organizaciones nacionales de crédito e instituciones nacionales de seguro y fianzas. Existen actividades ubicadas en los diferentes sectores económicos del país, en las cuales por sus características, el gobierno federal ha considerado necesario e indispensable su participación, bien sea para dar apoyo a los sectores o para regular la actividad económica del país (Banca de Desarrollo).
  • Poder Legislativo. Integrado por la Cámara de Diputados, la Cámara de Senadores y la Comisión Permanente del Congreso de la Unión.
  • Poder Judicial. Integrado por la Suprema Corte de Justicia de la Nación, Tribunales Colegiados de Circuito, Tribunales Unitarios de Circuito y Juzgados de Distrito.
 

SEO by AceSEF

PNL Américas | ©PNL Américas 2013 Todos los Derechos Reservados | Nuestras Politicas